第一步标题
标题一般是“活动名称+邀请函”。需要注意的是邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此一般不能拆开书写，如：“邀请XXX函”。
第二步称呼
（1）发给个人的：称呼的写法“敬语+姓名+后缀”，敬语如：亲爱的、尊敬的，后缀如；先生、女士等。
（2）发给公司的：一般书写“公司全称”就可以。
第三步正文
正文一般先要交代活动的背景、目的。然后注明具体活动，如：活动时间、地点、名称等，接下来写邀请语，如：“特此邀请您参加”。最后，可以写上敬语。
第四步落款
因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。